Hace veinte años que empecé en la educación pública. En aquellos inicios, me llamaba la atención que las reuniones de claustro a veces se convirtieran en verdaderas batallas campales.
Yo venía del sector privado y estaba sorprendido. En medio del fragor del combate, a veces alguien espetaba un “¡quiero que conste en acta!” con tono desafiante y sentencioso, ante la atónita mirada de un director que parecía esquivar disparos.
Aunque hoy los claustros en general son bastante diferentes, en la vida diaria de un centro educativo se toman miles de decisiones, a veces de manera verbal, otras por escrito. Un comentario en el pasillo, una aclaración en clase, una reunión con una familia o una coordinación entre docentes son las más cotidianas. La escuela funciona gracias a esa comunicación viva.
Pero como la escuela pública es también Administración pública, a veces hay situaciones más delicadas que conviene dejar por escrito. Dejar “en acta”, como se solía decir. Saber cuándo poner algo por escrito es una competencia profesional importante hoy, tanto como dominar la programación didáctica o la evaluación, aunque casi nadie hable de ello.
La clave está en un principio administrativo que rara vez se menciona en educación: la trazabilidad. La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, de las cuales he hablado en otros artículos recientes, obligan a que las decisiones de la Administración sean motivadas, verificables y reconstruibles. Dicho con palabras sencillas, para que una actuación administrativa exista, debe poder seguirse su rastro: qué ocurrió, quién lo dijo o lo hizo, cuándo, cómo y por qué. Ese rastro se construye con constancia en documentos. Y es por eso por lo que hace veinte años muchas discusiones de aquellos claustros terminaran así: constando en acta.
Ahora bien, este principio no significa que haya que escribirlo todo, por suerte. Debemos aprender a distinguir lo que tiene efectos administrativos de lo que no.
Por ejemplo: un tutor detecta absentismo reiterado. ¿Basta con comentarlo en una reunión? No, debe documentarlo para que se active un protocolo interinstitucional con servicios sociales. Sin ello, el centro no puede justificar que ha actuado diligentemente.
Otro caso: una familia presenta una reclamación de calificaciones y la dirección necesita un informe del profesor para motivar su resolución. Otra situación desgraciadamente habitual: cuando se produce un incidente grave de convivencia, la declaración del docente es la base de las actuaciones que se deben seguir. También una reclamación al horario debemos ponerla por escrito (en los plazos establecidos). Y ya por último, cuando la inspección nos solicita información. En ese caso, la respuesta debe ser escrita, fechada y objetiva. Ahí, la llamada trazabilidad es obligatoria.
Pero, reitero, no todo lo que ocurre en un centro educativo es un acto administrativo.
Muchas situaciones pertenecen al ámbito pedagógico o relacional y no requieren documento alguno. No caigamos en romper este principio básico que humaniza la administración. Un retraso puntual, una aclaración metodológica, una conversación espontánea con una familia, una incidencia menor resuelta en el momento… Si nos empeñamos en documentar todo, podemos generar ruido, crear malestar y desconfianza, abrir procedimientos innecesarios o incluso complicar situaciones que se arreglan hablando. No olvidemos que la Ley 40/2015 exige proporcionalidad y eficacia: escribir por escribir no es buena administración.
Imagino que se estarán haciendo otra pregunta: ¿cómo saber si algo que ha ocurrido genera o no efectos administrativos? Aunque siempre es clave mirar si hay alguna orden o resolución concreta que lo regule (incluidas las normas del centro), cuando tenemos dudas lo mejor es que conste por escrito, por si acaso. Si la situación es aislada y pensamos que no tendrá repercusiones, debería bastar con la actuación verbal. Y si las dudas persisten, conviene consultar a la dirección o a la inspección. La trazabilidad mal aplicada puede ser tan problemática como la ausencia de trazabilidad.
Otro asunto es saber cómo escribir lo que queremos que conste, tan importante como saber cuándo hacerlo. Un documento administrativo no es un relato emocional subjetivo. Necesita claridad y precisión. Si queremos hacer constar algo por escrito, sigamos como regla que intente responder a tres preguntas: qué ocurrió, cuándo ocurrió y qué hizo el centro. La trazabilidad se construye con hechos verificables y protege tanto a alumnado como a profesorado.
La trazabilidad es una forma de autoprotección profesional, una constancia previa de algo es la mejor defensa. Incluso un correo electrónico o una notificación a través de una aplicación académica oficial. La palabra escrita, en la Administración, tiene valor probatorio. Y en la escuela pública, el profesorado es quien la produce.
Termino con una idea que no puede pasar inadvertida: la trazabilidad es también garantía democrática. Documentar adecuadamente una incidencia (el famoso “parte”, una necesidad educativa o un problema de convivencia grave como por ejemplo una posible situación de acoso, permite activar recursos, coordinar servicios y proteger derechos. La trazabilidad asegura que la actuación del centro no depende de la memoria, la improvisación o la buena voluntad, sino de un procedimiento claro y verificable.
La escuela pública vive en un equilibrio delicado entre la espontaneidad pedagógica y la formalidad administrativa. Saber cuándo hablar y cuándo escribir es una habilidad que combina técnica jurídica, sentido común y experiencia educativa. Y dominarla convierte al docente en un profesional más seguro, eficaz y consciente del impacto de su trabajo.
En un sistema educativo que aspira a ser transparente, garantista y eficiente, la trazabilidad es el hilo que une la acción pedagógica con la responsabilidad administrativa. Que algo conste en acta no debería ser parte de una pataleta o un momento de crispación.
Así es querido amigo, en mi primera época como docente, el que conste en acta era como la palabra definitiva en un enfrentamiento. Hoy no es así, como bien dices, porque la democratixzación del dentro es efectiva. Para mi, el equipo directivo con un lider al frente es una basa importante para que el centro funcione adecuadamente. Con esto conseguido se adelanta mucho.